海安地区档案存储方案范文 第1篇

一、文书档案收集与归档工作的重要意义

文书档案收集与归档在企业的各项管理工作中起到基础性和辅助性的作用，是完善档案管理工作的前提基础和重要环节。文书档案所涵盖的内容相当庞杂，其中不乏涉及到企业的发展进程和重大事件，这些材料并不是尘封于档案室的陈年旧事，而对于企业的战略发展与重大决策有着重要的参考意义和依据价值。文书档案中的重要文件材料，如计划任务书、审计报告、考核评定办法等，对其进行收集、归档，确保形式完整、内容准确，则会对企业处理日常事务、调整发展战略提供事实依据。因此，文书档案收集与归档工作重要性明显、意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。

二、文书档案收集与归档工作中存在的问题

1.文书档案管理人员管理意识薄弱

文书档案管理在整个档案管理工作中属于基础性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文书档案的收集与归档工作并未受到相关部门以及工作人员的重视，主要体现在工作人员综合素养有待提高，缺乏对文书档案的管理意识。如，将文件按级别划分，只关注重要文件，对于普通文件的重视程度远远不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效率运行水平，更为严重的后果是珍贵的档案材料收集不完整，出现缺失和破损的现象，无法确保档案的真实性。

另一方面，文书档案管理工作人员缺乏岗位责任感和工作责任心。工作人员是档案管理的执行者，人员要素出现问题，势必会拉低档案管理工作的质量，文书档案资源无法得到高效利用。如，工作人员在处理档案资料时，并未对档案资料的来源和出处进行核实，真实性和可靠性有待考证，类似于这样的档案资料处理方式，丧失了档案的严谨性、规范性，利用价值更是微乎其微。加之，档案管理人员未能与时俱进、顺应技术变革，及时更新和学习档案管理技术，在识别档案真实性和有效性上缺乏应有的技能和措施，一定程度上阻碍了档案管理的顺利开展。

因此，针对文书档案收集与归档中所涉及的管理问题及实际操作问题，应引起相关部门的重视，并及时采取行之有效的措施，确保文书档案工作的有序开展，进而提升档案管理工作的整体水平。

2.文书档案收集与归档力度不足

就目前的文书档案管理工作而言，需进一步加强收集和归档的力度，从以下几个方面进行探索：（1）流程的规范性。文书档案的收集与归档工作的流程比较混乱，缺乏规范的操作流程，如，在给文书档案归类时，文件资料的处理方式较随意，不按既定规则摆放，不成章法，并存在归档不及时的现象；（2）归档模式的综合性。传统的文字档案运用广泛、历史悠久，目前较多的档案资料都是以文字档案的形式进行存档。而档案管理技术的不断完善，电子文书档案已日渐成为重要的存档形式，而相关工作人员尚未扭转对于电子文书档案的看法，缺乏对电子文书档案收集和归档的意识，经验不足。在实践中，文字档案与电子文书档案相辅相成，互为补充，因而要对这两种归档模式加以综合运用，进一步加强文书档案收集和归档的力度；（3）信息的可靠性。档案资料是对历史信息的统计和记录，只有作为真实信息的载体时，才能发挥应有的参考、备查效用，档案管理实践中仍存在一些篡改档案信息的事件，档案信息的真实性、权威度受到极大的挑战；（4）文书档案的完整性。完整性包括时间的连贯性，页码的连贯与完整等。在文书档案收集与归档过程中，未录入相应的时间，或者缺页，都破坏了其完整性，进而对真实性和可靠性产生负面影响。

3.文书档案的收集与归档不全面

文书档案收集与归档的全面性是衡量档案管理工作效率的一个重要指标。一方面，档案管理工作需要处理的文件数量大、内容庞杂、来源丰富，加之一些文件资料的重要性和唯一性，如果出现遗失和错误归档，将加重文书档案收集与归档的工作量，为后续工作的开展设置了无形的障碍。另一方面，一些文书档案管理人员在进行日常工作时，由于职责划分的模糊性以及个人经验的制约力等综合因素的影响，导致文书档案收集与归档工作无法在既定的轨道上有序运行，往往会出现收集与归档不全面的问题。

三、文书档案收集与归档工作的改进措施

1.提升档案管理人员的业务能力和综合素养

对于档案管理人员的评价，应从两个维度来衡量：业务能力和综合素养。（1）业务能力，包括档案管理人员系统掌握专业领域的管理知识，并能够熟练、灵活的将其运用于日常档案管理实践中，从而将知识与技能相结合，进一步形成档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要掌握自身领域内的知识与技能外，还应具备档案管理的主动性等职业习惯，充分调动管理人员自身的积极性，确保文书档案收集与归档工作顺利开展。业务能力的实现有赖于内部培训，相关部门主管人员针对档案管理人员的阶段性绩效目标和业务能力指标，制定出相应的专项培训计划，通过培训的方式，促使档案管理人员在较短的时间内，熟练掌握领域内的知识与技能，并于培训结束后进行考核，在培训的终端把握档案管理人员的培训效果。（2）综合素养，综合素养涵盖了工作态度：敬业精神，责任心，使命感；文化修养：学识、文化层次、主动学习的能力；心理状态：积极乐观、热情友善、坚毅果敢；价值理念：奉献工作，热爱集体等。档案管理人员的综合素养是其内在状态，而业务能力是其外在表现，内心状态与外在表现之间是相辅相成，相互作用的，亦即良好的综合素养彰显管理人员积极健康的状态，为业务能力的培育提供良好的素质条件；而过硬的业务能力使得管理人员在优秀的绩效激励下，保持积极进取的内在状态。

2.优化文书档案管理制度

文书档案的收集与归档工作制度的完善，为相关档案管理工作的开展提供了有利的制度保障。（1）归档期限，明确设置归档期限，更便于将不同期限类别的材料分类保管，防止遗失，为档案管理人员收集与归档工作提供了便利，更省时、省力、高效的完成工作，减轻了工作负荷，无形中提高了档案管理人员的工作积极性与满意度；（2）归档范围，科学、合理的归档范围应具有一定的适应性和针对性，以企业的整体发展战略为依据，立足于实际需要，依照相关制度规范、工作职责范畴，综合考量这些因素之后，制定最佳的文书档案的归档范围；（3）制度更新，文书档案收集与归档管理制度如果滞后于现实需求，就失去了存在的意义和价值，甚至会阻滞档案收集与归档工作的顺利开展，因此，相关部门应在考量现实需求和自身发展的基础上，及时调整文书档案管理制度中的不适应性，及时更新制度，来适应不同时期、特定条件下对于文书档案收集与归档的需要。

3.调整文书档案收集与归档工作方式

文书档案收集与归档工作在传统的轨道上积弊已久，多体现为缺乏主动性、档案资料的遗失与不完整性。因此，改变以往的文书档案收集与归档工作方式，有助于档案管理工作取得更高的效率、实现新的突破。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集与归档过程中，最大限度的规避可能出现的纰漏，但问题的出现在所难免，如不及时处理，会造成巨大的管理成本，降低企业的运营管理效率，因此，出现问题应及时反馈并处理；（2）工作的主动性，在档案收集与归档工作中，化被动为主动，相关管理人员主动开启与别的部门的联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期实行检查，确保档案材料的真实性、可靠性、连续性，主动做好每一个细节工作，满足各部门乃至整个企业对于档案资料的需求；（3）硬件设施的完备性。档案管理人员在进行档案收集与归档工作时，容易因短期内无法克服的人员特质因素，而导致工作失误，如：人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳度等。在信息技术如此发达的当下，充分利用高科技设备，可以有效规避人员特质因素而产生的工作失误和潜在危机，还能节省人力成本，提升文书档案收集与归档工作的效率。

海安地区档案存储方案范文 第2篇

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家_2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

海安地区档案存储方案范文 第3篇

【关键词】经济学；档案工作；归档

办理完毕具有保存价值的文件，经系统整理后须交档案室或档案馆保存。凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均应归档保存。办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案馆（室）移交。归档是档案工作的重要环节，与档案资源建设和向社会提供利用密切相关。从经济学的角度来分析归档的原因以及优化归档的对策，对档案工作具有重要意义。

一、从经济学角度分析归档的原因

（二）档案资源具有稀缺性。经济学研究社会如何管理自己的稀缺资源。稀缺性是指社会拥有的资源是有限的，因此不能生产人们希望拥有的所有物品和劳务。不是所有文件处理完毕都归档保存，处理完毕且具有保存价值的文件才能归档。在归档前，需对处理完毕的文件进行鉴定，一是鉴定是否有保存价值，二是划分保管期限。档案价值鉴定，本身是一种极具主观性的工作，诸多原因使得保存的档案资源有限，而用户利用档案的需求却在不断增长。所以，档案是一种稀缺资源，档案部门不能生产出用户所希望拥有的所有档案资源。正是因为档案资源具有稀缺性，不能保证人人都能利用到所需的档案，为了丰富档案资源，需要进行归档保存。

（三）档案具有使用价值。使用价值是指能够满足人们某种需要的属性。档案能够满足人们的某种需要，如参考凭证、修史编志、学术研究。但档案不是为了交换的劳动产品，因此没有价值，但有使用价值。马克思主义政治经济学认为，使用价值是由具体劳动创造的。每一份档案的形成，凝聚了体力劳动与脑力劳动。在文件时期，需要草拟、审阅、签发、处理，处理完毕后，需要鉴定是否需要保存并划分保管期限，需要归档再按规定定期归档。每一环节都凝聚了无差别的人类劳动，档案具有使用价值。档案具有使用价值，因此需要归档保存，以便将来提供方便、优质的利用服务。

（四）档案归档存在供给与需求的关系。需求是指消费者在一定价格条件下对商品的需要量。它包括两个条件，即消费者愿意购买和有支付能力。如果消费者没有支付能力，即使有获得某种使用价值的愿望，也不能形成有效需求。归档部门每年要形成许多需归档的档案，这表明有“支付能力”。供给是指在某一特定时期内，经营者在一定价格条件下愿意并可能出售的产品量。符合查档条件的都可来档案馆查阅档案，符合查档条件即“在一定价格条件下”，保存有归档过来的档案材料即“愿意并可能出售”。归档部门每年要形成许多有保存价值的、需要归档的档案，以防将来查考备用。保存在档案馆，可以有效实现方便、快捷查找档案。社会其它公众因编史修志、学术研究、查考佐证也有到档案馆查找档案的需求。档案馆作为公共部门，以向社会有效提供和利用档案为最终目的，有收集档案有效保管的需求。

二、归档到档案馆保存的原因分析

（一）档案归档到档案馆没有竞争者。排他性是指一种物品具有的可以阻止一个人使用该物品的特性。所谓竞争性是指一个人使用一种物品将减少其他人对该物品的使用的特性。于档案而言，档案工作部门主动提供档案供使用，用户使用该档案并不会妨碍他人再使用该档案，随着数字化档案馆的建设，档案资源可以实现共享，即多人可同时利用同一份档案。当一种物品在消费中有排他性但没有竞争性时，这就是“自然垄断”。每一档案馆保存的档案都不可能和其他档案馆的一样，所以档案馆在保存档案时具有非竞争性，属于“自然垄断”。根据《_档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”第十一条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”应该归档的档案都应归档到档案馆，在归档上，档案馆没有竞争者。

（二）节省成本。从成本——收益上来分析，归档档案集中移交到档案馆有利于节省成本，创造更大的经济效益和社会效益。各档案形成机构自行归档保管，不仅需要专门的档案库房，还需要配备专业的档案人员管理档案，配备保存空间与专业人才，无疑需要消耗财力与物力。档案馆配有专门的档案库房，建筑标准能满足保存档案的需求。专业的档案管理人员，能使档案得到更好的保管和提供更有效的利用服务。对于档案管理而言，由档案形成机构分散保管和提供利用所需要的成本肯定会大于由档案馆集中保管和提供利用所需要的成本。因此，将档案归档到档案馆集中保管，统一利用是一种经济的做法。

（三）降低风险。在经济学上，风险厌恶指不喜欢不确定性。在归档保管时，各档案形成单位自行保管档案，一则档案库房不同于一般的建筑，专业档案库房能更好地延长档案寿命，各档案形成机构自行保管档案，由于缺乏专业库房，或缺乏保管空间，档案受损受破坏的风险远大于档案馆集中保管。二则一般单位很难为档案保管配备齐全的档案管理设施及档案专业人才，档案的科学保管和有效利用便很难实现。将档案集中到档案馆统一保管，便于实现档案的科学管理，借助现代管理手段和专业人才，便于提供便捷有效的档案利用服务。对于风险厌恶者而言，集中到档案馆统一保管相当于购买了一份保险，能有效延长档案寿命，又使档案得到科学、有效的保管，还方便自己或其它用户查找利用档案。

三、从经济学角度分析优化归档的对策

（一）档案行政部门充分行使公共政策。私人市场提供的档案信息往往是不完整不充分的，档案部门以向社会提供档案资源，满足社会性需求作为自己的最终目的，而市场无法将丰富的档案资源给予有效配置。档案部门如何将档案整合成档案资源，并有效地提供和利用档案是需要档案部门解决的问题。作为档案这一公共物品的行政部门，应根据社会经济的发展，制定适宜的政策，引导社会对归档工作的正确认识，并进一步完善归档工作。各档案馆应根据《_档案法》、《_档案法实施办法》及其它相关法律法规制定本馆归档的规章制度，规范归档范围，制定整理档案的细则。如文书档案可遵照《归档文件整理规则DA／T22-2015》来对归档文件进行分类、整理，电子档案归档可遵照《电子文件归档与管理规范GB/T18894》。

（二）制定评比制度。由于国家规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，档案的所有权和保管权得到了法律的保障，档案馆没有私营竞争对手。由于没有竞争，容易导致档案馆工作人员按部就班、安于现状，缺乏奋发向上、争先创优的意识。建立与完善目标管理、责任考核、归档评比等制度，将归档工作与奖惩挂钩。引导档案人员不断学习新知识，接受新技术，提高档案整理质量，提高归档效率。形成依靠自己的努力去拼搏的激励机制和竞争态势，使归档工作的质量、效率均得到提高。

（三）提高兼职档案员的职业素养。建立目标管理、责任考核制度，能增强档案工作人员的竞争意识，形成人人努力向上的竞争态势，但也存在一切向利益看以及优秀、先进轮流当的问题。档案工作传统的默默奉献、吃苦耐劳、兢兢业业的精神仍需要提倡。另外，归档文件多由档案形成部门的兼职档案员整理、鉴定后归档，而大多数兼职档案员非档案专业出身。因此，通过定期培训、专业业务指导、就业再学习等方式，加强兼职档案员的职业素质。兼职档案员要认真学习，努力提高自身专业素养，同时也要秉承档案工作传统的默默奉献、兢兢业业的职业道德。

（四）电子档案归档，降低成本。在经济学上，节约社会需要劳动时间，可以节约成本，提高生产率。对于归档而言，也需要提高归档效率。一方面，各单位在办理完文件后，应按照规定整理好待归档文件，并在规定时间内归档；另一方面，对于电子档案归档应提倡逻辑归档。在不改变档案实体的存储方式和位置的前提下，将反映档案实体的管理元数据移交给档案部门，并同时转移管理权限的归档方式。在《归档文件整理规则DA／T22-2015》中指出归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。其中便指出电子文件材料应该归档。电子文件材料归档，便于在空间上实现档案资源共享，减少档案利用的排他性。

【参考文献】

[1]石磊.从经济学角度试析档案服务工作中的职业道德建设[J].浙江档案,2005（12）:14-15.